1. Recolhe o que tens em mãos
Antes de abrir o temporizador, escreve as tarefas que estão a ocupar a tua atenção. Separa trabalho e vida pessoal por projetos. Este primeiro passo serve para deixar de depender da memória, sem assumir que tudo tem de acontecer hoje.
Escreve ações concretas. “Preparar os três pontos da reunião” é mais fácil de começar do que “Reunião”. Quando uma tarefa mistura pesquisa, escrita e revisão, considera separá-la em passos.
2. Escolhe até três prioridades
Olha para os prazos e para o resultado de que precisas no fim do dia. Escolhe até três tarefas para orientar o plano. Três é um limite de organização, não uma obrigação: num dia cheio de compromissos, uma prioridade pode ser suficiente.
Na Dotask, a revisão diária permite escolher essas prioridades sem apagar o resto da lista. Se algo urgente aparecer, revê a escolha. O plano deve acompanhar o dia.
3. Consulta a agenda antes de estimar
Marca primeiro os compromissos com hora fixa. Depois identifica blocos em que podes trabalhar. Uma manhã entre reuniões não equivale a quatro horas livres.
Usa uma estimativa inicial em Pomodoros para tarefas maiores. Essa estimativa é uma hipótese para planear, não uma medida do tempo que já trabalhaste. Deixa uma margem entre blocos para transições e imprevistos.
4. Começa por um único bloco de foco
Escolhe uma tarefa e define o que queres conseguir no próximo bloco. A Dotask usa o ciclo habitual de 25 minutos de foco seguido de uma pausa curta. Fecha o que não é necessário para essa atividade e começa.
Se fores interrompido, pausa ou termina o temporizador de acordo com o que aconteceu. O objetivo é que o registo seja útil, sem transformar um dia irregular numa competição.
Exemplo: uma manhã com uma reunião às 11h
Às 9h, usa um bloco para recolher os pontos de uma proposta. Depois da pausa, usa outro para escrever uma primeira versão. Reserva um momento para rever o que falta antes da reunião das 11h.
“Terminar a proposta” pode exigir mais tempo do que esperavas. No fim dos dois blocos, o resultado útil é saber o que avançou e o que ainda precisa de trabalho. Ajusta a próxima tarefa com essa informação.
5. Fecha o dia com uma revisão curta
Consulta as tarefas concluídas e os registos de foco. Corrige uma associação se um Pomodoro ficou ligado ao projeto errado. Reavalia as tarefas em atraso e escolhe uma data apenas quando fizer sentido.
A Dotask não cria novas tarefas de foco em falta automaticamente. Cabe-te decidir o que continua, o que muda e o que pode sair do plano. Uma revisão de poucos minutos evita começar o dia seguinte com um plano que já não é teu.